Dokumente und Texte¶
Über die Textverwaltung können Sie individuelle Texte für E-Mails, Dokumente, Kundencenter sowie Textmakros in allen von Ihnen gewünschten Sprachen pflegen.
Allgemeines zum Aufbau¶
Die Textverwaltung ist in folgende Bereiche unterteilt:
- Textfragmente
- Templates (Dokumente und Kundencenter)
- E-Mails
Bevor Sie Texte bearbeiten können, müssen Sie immer zuerst die gewünschte Sprache über das Pulldown-Menü auswählen.
So können Sie zwischen den verschiedenen zu pflegenden Sprachen hin und her schalten.
Textfragmente verwalten¶
Mit einem Textfragment haben Sie die Möglichkeit, ein Textmakro oder Snippet zu erstellen. Textfragmente können später in anderen Texten (Dokumenten oder E-Mails) wiederverwendet werden. Sie haben so die Mögichkeit, häufig benötigte Textphrasen (z.B. Kundenanrede, allgemeine Informationen, Lieferhinweise, …) auszulagern. Zu Beginn sind bereits einige Textfragmente von uns vorgegeben, die Sie bearbeiten und anpassen können.
So bearbeiten Sie ein Textfragment:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Alias | Vergeben Sie einen beliebigen Bezeichner für das Textfragment. Sie können das Makro später über diesen Bezeichner aufrufen, z.B. [[meinFragment]] |
| Text | Hier pflegen Sie den im Makro enthaltenen Text. |
Variablen
Sie können in Ihrem Text auf Systemvariablen zugreifen (beispielsweise den Kundennamen) und mittels Velocity-Skriptspache sogar kleine Programme schreiben z. B. um Abhängigkeiten abzubilden.
Mehr dazu auf der Seite Template-Variablen
Templates verwalten (Dokumente und Kundencenter)¶
Templates sind Texte, die für ganz konkrete Geschäftsvorfälle vom System herangezogen werden. Dazu zählen z. B. Ihre E-Mail-Signatur oder der Text für das Impressum im Kundencenter.
In einigen Texten/E-Mails können Sie auch den Inhalt von selbst angelegten Zusatzfeldern ausgeben.
Dokumente allgemein¶
| Textblock | Wo erscheint der Text? |
|---|---|
| E-Mail-Signatur | Wird in allen in Ihrem Namen vom System verschickten E-Mails als Signatur eingefügt. |
| Fußzeile Spalte 1 - 4 | Unsere Vorlagen für Geschäftsdokumente/PDFs (Rechnungen, Rechnungskorrekturen etc.) enthalten im Fußbereich 4 Spalten, die mit beliebigen Inhalten gefüllt werden können. Es empfiehlt sich hier z. B. Bankverbindung, Steuernummer, USt-ID usw. unterzubringen. |
Rechnung¶
| Textblock | Wo erscheint der Text? | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungs-Freitext (Header) | Auf der Rechnung zwischen Rechnungsnummer und den Rechnungspositionen. | |
| Rechnungs-Freitext (Footer) | Auf der Rechnung, nach den Rechnungspositionen - zwischen den Zahlungsanweisungen und der Fußzeile. | |
| Hinweistext Reverse-Charge (Umkehr Steuerschuldnerschaft) | Wird zusammen mit dem Footer-Freitext ausgegeben. |
|
| PDF Dateiname | Dateiname des PDFs in E-Mail bzw. beim Download |
|
Rechnungskorrektur¶
| Textblock | Wo erscheint der Text? | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungskorrektur Freitext (Header) | Auf der Rechnungskorrektur zwischen Rechnungsnummer und den Rechnungspositionen. | |
| Rechnungskorrektur Freitext (Footer) | Auf der Rechnungskorrektur, nach den Rechnungspositionen - zwischen den Zahlungsanweisungen und der Fußzeile. | |
| PDF Dateiname | Dateiname des PDFs in E-Mail bzw. beim Download |
|
Weitere Templates¶
Kundenkonto aufladen¶
| Textblock | Wo erscheint der Text? | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Zahlungsaufforderung (Freitext im PDF) | Auf dem PDF der Einzahlungsaufforderung (ausgelöst durch Kunde über das Kundencenter) unterhalb der Bankverbindung. | |
| Einzahlungsbestätigung (Freitext auf PDF) | Auf dem PDF der Einzahlungsbestätigung. Diese wird verschickt wenn ein Zahlungseingang aus einer Einzahlungsaufforderung verbucht wird. | |
| Zahlungsaufforderung PDF Dateiname | Dateiname des PDFs in E-Mail bzw. beim Download |
|
| Einzahlungsbestätigung PDF Dateiname | Dateiname des PDFs in E-Mail bzw. beim Download |
|
Kundencenter¶
| Textblock | Wo erscheint der Text? |
|---|---|
| Footer (HTML) | Wird auf jeder Seite im Kundencenter ganz unten ausgegeben. |
| Impressum (HTML) | Text für die Impressums-Seite des Kundencenters. |
| Titel der Seite (SEO Title tag) | Titel, der bei Aufruf des Kundencenters in der Titelzeile des Browserfensters angezeigt werden soll. |
| Intro-Text Startseite (HTML) | HTML-Text, der beim Aufruf der Startseite des Kundencenters angezeigt wird. |
E-Mails¶
Im Tab E-Mails pflegen Sie den Inhalt der vom System verschickten E-Mail Nachrichten (Betreff und Body).
Der Versand erfolgt im Plain-Text-Format.
Abo¶
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Kundenkonto für Abolauf nicht gedeckt | Können Abo-Leistungen aufgrund eines nicht gedeckten Kreditrahmens durch das Kundenkonto nicht in Rechnung gestellt werden, erhält der Kunde eine Benachrichtigung. |
|
Vertrag¶
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Bestätigungsmail Vertragskündigung (Kunde) | Nach erfolgter Kündigung des Vertrages erhält der Kunde diese Mail zur Bestätigung. |
|
Rechnung und Rechnungsversand¶
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungs-Benachrichtigung für Kunden | Wird vom System eine neue Kundenrechnung erzeugt, wird diese dem Kunden mit diesem Mailtemplate zugestellt. |
|
Rechnung stornieren¶
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Rechnungs-Storno-Benachrichtigung für Kunden | Erstellung einer Rechnungskorrektur. |
Kundenkonto aufladen¶
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Zahlungsaufforderung | Kunde löst die Aufladung seines Prepaid-Kontos über das Kundencenter aus. | |
| Einzahlungsbestätigung | Zahlungseingang für eine zuvor erfolgte Kontoaufladung wurde verbucht. |
|
User-Login und Passwort-Reset¶
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| User-Login Erzeugung für Kunde | Für einen Kunden wurde der Login zum Kundencenter erstellt. |
|
| User-Login Aktivierung für Kunde | Der Login zum Kundencenter wurde für einen Kunden freigeschaltet. |
|
| Passwort-Änderung Kunde | Für den Kunden wurde ein neues Passwort für das Kundencenter erstellt. |
|
| User-Login Deaktivierung für Kunde | Der Login zum Kundencenter wurde für einen Kunden deaktiviert. |
|
| Passwort vergessen (Kunde) | Der Kunde hat die "Passwort vergessen" Funktion beim Login zum Kundencenter aufgerufen. |
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Mahnwesen¶
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung / Mahnung (E-Mail) an den Kunden | Nächste Mahnstufe einer Rechnung wurde erreicht. |
|
Onlinebanking¶
| Anwendungsfall | Auslöser | Template-Variablen |
|---|---|---|
| Benachrichtigung über Rücklastschriften (Kunden) | Werden beim Kontenabgleich Rücklastschriften erkannt, erhält der Kunde eine Benachrichtigung. |
|
Template-Variablen¶
Für einige Text-Templates besteht die Möglichkeit, auf Variablen der vom Geschäftsvorgang betroffenen Objekte (Rechnung, Kunde, Vertrag, usw.) oder auf selbst definierte Zusatzfelder zuzugreifen.
Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Bereich Template-Variablen.